Команда нашла три отраслевых мероприятия и может поехать только на одно. У каждого в описании есть крупные компании, насыщенная программа и обещание полезных знакомств. Как понять, где стоит потратить время и бюджет?
Выбор выставки для участия начните с нужных компаний и людей, с которыми хотите встретиться. Затем сравните аудиторию каждого события, возможность организовать разговор, формат участия и полные расходы. Если организатор не раскрывает важные сведения, отметьте это как неизвестное. Итогом должно стать решение по каждому событию: участвовать, запросить данные или отказаться.
- Состав аудитории важнее общего числа гостей.
- Доступ к встречам зависит от формата участия.
- Данные прошлого выпуска нужно перепроверить перед оплатой.
Содержание
- Определите цель участия и нужную аудиторию
- Соберите события для сравнения
- Проверьте состав аудитории
- Оцените возможность встреч и формат участия
- Сравните расходы и примите решение
- Зафиксируйте выбор перед оплатой
Определите цель участия и нужную аудиторию
«Найти клиентов» слишком широко для выбора мероприятия. Запишите, какие компании вам нужны и с кем внутри них полезно поговорить. Например: производители определённой продукции, работающие на нужных вам рынках, и сотрудники, которые отвечают за закупку, развитие направления или партнёрства.
Как выбрать конференцию для бизнеса, если подходящих событий несколько? Сначала определите, какие компании и роли нужны именно вам. Программа и известные спикеры не заменяют эту проверку.
Теперь уточните цель поездки. Вы хотите начать разговор с новыми компаниями, встретиться с текущими клиентами или найти партнёров? Эти задачи могут сосуществовать, но главная цель нужна одна: по ней вы будете сравнивать события. Выставка с сильной программой выступлений может быть полезной для изучения рынка и при этом неудобной для встреч с покупателями.
Начинайте подбор, когда у команды есть цель на ближайший период и возможность выделить людей на поездку и встречи. Назначьте ответственного за выбор, определите, кто поедет, сколько времени команда выделит на разговоры, что предложит собеседнику и каков предел расходов. Если этих ресурсов пока нет, сначала решите этот вопрос.
Результат шага: короткое описание нужных компаний и ролей, одна главная цель и предел затрат. Эти записи станут основой сравнения.
Соберите события для сравнения
Начните с отраслевых календарей, сайтов организаторов и мероприятий, где уже появлялись компании вашего сегмента. Для первого прохода достаточно нескольких кандидатов. Чтобы понять, как выбрать мероприятие для бизнеса, заносите каждый вариант в одну таблицу: название, даты, место, ссылка на источник, признаки нужной аудитории и доступные форматы участия.
Не выбирайте событие только по размеру. Выбор отраслевой конференции зависит прежде всего от того, встретите ли вы там нужные компании и роли. На крупной выставке может быть много людей, с которыми вашей команде нечего обсуждать. Узкая конференция может собрать более подходящую аудиторию. Обратная ситуация тоже возможна.
Для поиска самих компаний пригодятся каталоги и другие открытые источники. В статье о том, где искать B2B-клиентов, отдельно разобрано, как использовать такие списки и проверять найденные компании. На этом этапе вам нужен предварительный признак совпадения аудитории; подробную базу контактов собирать ещё рано.
Результат шага: короткий список событий, которые могут подойти под вашу цель. Дальше каждое проходит одинаковую проверку. Для каждого кандидата сохраните ссылку на источник и предварительную причину включения: признаки нужной аудитории и доступный формат участия.
Проверьте состав аудитории
Откройте сайт организатора и найдите отчёт о прошлом выпуске, профиль посетителей, список экспонентов и программу. Смотрите не только на общую посещаемость. Важнее, какие отрасли, типы компаний, должности и рынки представлены. Сопоставьте эти категории со своим списком нужных компаний и ролей. Если доступны только общие категории, отметьте совпадение как предварительное: по ним нельзя определить, сколько подходящих организаций будет на следующем событии.
Если написано «20 тысяч посещений», выясните, означает ли это 20 тысяч разных людей. Один человек может прийти в несколько дней. Для выставочной статистики это разные показатели. Уточните, кого организатор включил в показатель: посетителей, сотрудников экспонентов или другие категории. Для вашей задачи эти группы нельзя считать одинаковыми.
Список экспонентов подтверждает присутствие названных компаний на прошлом событии. Программа помогает понять темы и круг спикеров. Но ни то ни другое не доказывает, что нужный вам сотрудник приедет в следующий раз и будет готов встретиться.
Если данных недостаточно, задайте организатору конкретные вопросы:
- Есть ли профиль посетителей прошлого выпуска по отраслям, типам компаний и должностям?
- Какой период и какой выпуск описывает отчёт?
- Что означает приведённое число: уникальных посетителей или посещения?
- Какие возможности для назначения встреч предусмотрены для выбранного формата участия?
Сохраните ответы и дату проверки. Если организатор сообщает только общее количество гостей, не превращайте его в оценку числа подходящих клиентов. В таблице сравнения так и запишите: состав нужной аудитории не подтверждён.
Результат шага: для каждого события понятно, чем подтверждено присутствие нужной аудитории и что осталось предположением.
Оцените возможность встреч и формат участия
Даже подходящая аудитория не означает, что команда сможет с ней поговорить. Проверьте расписание, доступ к зонам встреч и правила участия. Можно ли приехать посетителем? Есть ли встречи по записи и кто может пользоваться ими в выбранном формате участия? Уточните, можно ли обратиться к нужным категориям участников до события. Само наличие сервиса встреч не подтверждает, что нужные люди в нём зарегистрированы или согласятся на разговор.
Участие в отраслевых конференциях может означать посещение программы, выступление, спонсорство или отдельные встречи. Проверьте возможности именно того формата, который собираетесь купить.
Выбор бизнес-конференции и формата участия начинайте с задачи команды. Если вы хотите поговорить с заранее определёнными компаниями, сначала выясните, позволяет ли событие найти их и согласовать время. Стенд может быть полезен для входящего потока, но сам по себе не создаёт встречи с нужными людьми. Выступление привлекает внимание к теме, однако не заменяет разговор с конкретным покупателем.
Проверьте и вместимость расписания команды. День, заполненный выступлениями и обязательной работой на стенде, оставляет меньше времени на отдельные встречи. Не записывайте в план произвольное число разговоров, пока не видите программу и занятость сотрудников.
На этом шаге достаточно оценить, можно ли провести нужные встречи. Поиск конкретных участников, приглашения и подготовка разговоров начинаются после выбора события.
Результат шага: для каждого кандидата определён возможный формат участия и понятно, каким способом команда сможет встретиться с нужными людьми.
Сравните расходы и примите решение
Сложите не только цену билета или стенда. В расчёт входят поездка, проживание, дополнительные услуги организатора и время сотрудников. Если сравниваете разные форматы участия, составьте отдельную смету для каждого.
Ниже учебный пример. Названия событий и оценки условные; это образец заполнения, а не результат проведённой кампании.
| Критерий | Событие А | Событие Б |
|---|---|---|
| Нужная аудитория | В отчёте прошлого выпуска есть подходящие отрасли и роли | Указана только общая посещаемость |
| Возможность встреч | Организатор описывает встречи по записи; доступ по выбранному билету ещё нужно проверить | Условия встреч неясны |
| Формат участия | Доступен билет посетителя | Предлагается стенд |
| Полные расходы | Предварительная смета в пределах бюджета | Смета неполная, стоимость услуг уточняется |
| Решение | Оставить в коротком списке до проверки текущих условий | Запросить данные до решения |
Для события А доступны более подробные сведения об аудитории прошлого выпуска и встречах по записи. Его можно оставить в коротком списке, но решение об оплате зависит от условий текущего выпуска, совпадения аудитории с нужными компаниями и полной сметы. По событию Б сначала нужны данные об аудитории, встречах и расходах. Пока эти сведения не получены, ни одно событие не выбрано окончательно.
Откажитесь от кандидата, если нужная аудитория явно не совпадает с вашей целью, нет доступного способа встретиться с ней или обязательные расходы выходят за установленный предел. Если нужная аудитория подтверждена только по прошлому выпуску, оставьте выбор условным. Запишите, какие сведения о текущем событии нужно получить до оплаты и кто их проверит. Отсутствие ответа организатора не считайте подтверждением.
Если ключевые сведения отсутствуют у всех кандидатов, допустимый итог отбора: пока не участвовать ни в одном.
Зафиксируйте выбор перед оплатой
Сохраните итог в короткой карточке:
- Цель участия и описание нужных компаний.
- Выбранное событие и формат либо причина отказа.
- Ссылки на сведения об аудитории и дата их проверки.
- Полная предварительная смета.
- Что подтвердил организатор, что осталось неизвестным и какое изменение заставит пересмотреть выбор: например, другой состав аудитории, недоступность встреч или рост обязательных расходов выше лимита.
- Кто в команде принимает окончательное решение.
Перед оплатой ещё раз проверьте даты, условия участия, доступный формат, актуальную программу и итоговую стоимость у организатора. Если изменился критерий, из-за которого событие победило в сравнении, обновите таблицу.
Если у команды есть время и доступ к отраслевым источникам, сравните события самостоятельно. Если времени или ответственного нет, поручите подбор специалисту. Передайте ему цель, профиль нужных компаний и ролей, географию, сроки решения, предел затрат и допустимые форматы участия. Принимайте результат по таблице со ссылками и датами проверки, полной смете, неизвестным данным и объяснению выбора или отказа. Верните подбор на доработку, если решение опирается только на общую посещаемость или неясно, как команда встретится с нужными людьми.
Когда событие выбрано, следующий шаг состоит в поиске подходящих участников и подготовке встреч. Если команде нужна помощь с коммуникацией до конференции и координацией встреч, посмотрите услугу «Outreach по конференциям».